ΘΕΜΑ: «Περί της αρμοδιότητας της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αττικής, για τη χορήγηση επισημείωσης της Σύμβασης της Χάγης (apostille) σε έγγραφα, που εκδίδουν οι Δ.Ο.Υ., οι οποίες γεωγραφικά εδρεύουν στην Περιφέρεια Αττικής».
1.- Στέλνουμε συνημμένα για ενημέρωσή σας, φωτοαντίγραφα των αριθ. οικ 28193/25034/22.7.2011 και 32672/29508/25.8.2011 εγγράφων της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αττικής και επισημαίνουμε ότι αρμόδιες Υπηρεσίες αυτής, που χορηγούν την επισημείωση της Σύμβασης της Χάγης (apostille) στα έγγραφα (πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφα αυτών) που εκδίδουν οι Υπηρεσίες σας, είναι:
i) η Διεύθυνση Διοίκησης- Τμήμα Γραμματείας και Πληροφόρησης Πολιτών (Κατεχάκη 56- 115 25 Αθήνα), για τις Δ.Ο.Υ. που γεωγραφικά ανήκουν στον Κεντρικό- Βόρειο-Νότιο και Δυτικό Τομέα των Αθηνών,
ii) η Διεύθυνση Αστικής Κατάστασης Δυτικής Αττικής και Πειραιά (Ευριπίδου 50- 185 32 Πειραιάς), για τις Δ.Ο.Υ. που γεωγραφικά ανήκουν στην Περιφερειακή Ενότητα Πειραιώς, Νήσων και Δυτικής Αττικής και
iii) η Διεύθυνση Αστικής Κατάστασης Ανατολικής Αττικής (Λεωφόρος Σπάτων 65- 153 51 Γέρακας), για τις Δ.Ο.Υ. που γεωγραφικά ανήκουν στην Περιφερειακή Ενότητα Ανατολικής Αττικής.
2.- Ενόψει των ανωτέρω, παρακαλούμε, με μέριμνά σας, αμέσως μετά από την παραλαβή του παρόντος:
α).- Να ορίσετε, με απόφασή σας, υπαλλήλους (τακτικούς και αναπληρωματικούς), που θα επικυρώνουν ακριβή αντίγραφα εγγράφων, που εκδίδουν οι Υπηρεσίες σας και τα οποία οι ενδιαφερόμενοι θέλουν να προσκομίσουν στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση Αττικής, για να τους χορηγηθεί η Επισημείωση. Στην απόφασή σας αυτή πρέπει να συμπεριλάβετε και τους υπαλλήλους, που είναι τελικοί υπογράφοντες σε έγγραφα, που εκδίδονται με πρωτότυπη υπογραφή.
Είναι ευνόητο ότι, σε περίπτωση υπηρεσιακών μεταβολών, θα ορίζονται άλλοι υπάλληλοι και τα δείγματα υπογραφής αυτών θα αποστέλλονται, άμεσα, στην αντίστοιχη Δ/νση της Αποκεντρωμένης Διοίκησης.
β).- Να αποστείλετε στην αντίστοιχη Δ/νση της Αποκεντρωμένης Διοίκησης, ταχυδρομικώς (ανάλογα με τον Τομέα ή την Περιφερειακή Ενότητα στην οποία υπάγεται, γεωγραφικά, η Υπηρεσία σας), επικαιροποιημένη κατάσταση με δείγματα υπογραφής των προαναφερθέντων υπαλλήλων, συμπληρώνοντας προς τούτο, το επισυναπτόμενο υποδειγμα, με αριθ. 1.
γ).- Να αναρτήσετε στον πίνακα ανακοινώσεων της Υπηρεσίας σας ανακοίνωση (επισυνάπτεται το υπόδειγμα με αριθ.2), στην οποία να τονίζεται η υποχρέωση των πολιτών να δηλώνουν ότι πρόκειται να προσκομίσουν τα αιτούμενα έγγραφα στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση Αττικής, για να τους χορηγηθεί η Επισημείωση της σύμβασης της Χάγης (apostille), ώστε τα έγγραφα (πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφα) να εκδίδονται από υπαλλήλους, που έχουν αποστείλει στην υπηρεσία αυτή δείγμα υπογραφής τους.
δ).- Να λάβουν γνώση αυτού, ενυπόγραφα, όλοι οι υπάλληλοι των Υπηρεσιών σας.
3.- Επισημαίνουμε, επίσης, ότι όπως έχει διαπιστωθεί από τη Δ/νση Οργάνωσης, τα έγγραφα για τα οποία οι ενδιαφερόμενοι ζητούν τη χορήγηση Επισημείωσης, είναι κυρίως τα έντυπα Ε1, Ε9, το εκκαθαριστικό σημείωμα φόρου εισοδήματος, το αποδεικτικό φορολογικής ενημερότητας, καθώς και βεβαιώσεις και πιστοποιητικά, αρμοδιότητας των Τμημάτων Εισοδήματος και Μητρώου των Δ.Ο.Υ. Τα έγγραφα αυτά ζητούνται από αλλοδαπούς που διαμένουν στη χώρα μας και θέλουν να τα προσκομίσουν στις χώρες προέλευσής τους ή από γονείς, τα τέκνα των οποίων σπουδάζουν στο εξωτερικό ή από φυσικά πρόσωπα και επιχειρήσεις, που δραστηριοποιούνται οικονομικά στο εξωτερικό.
4.- Τέλος, για την πληρέστερη ενημέρωσή σας, επισυνάπτουμε φωτοαντίγραφα:
α) της κατάστασης με τα κράτη που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης,
β) του αριθ. 5325/2.1.2011 εγγράφου της Δ/νσης Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών της Γεν. Δ/νσης Διοικητικής Υποστήριξης του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, με το οποίο παρέχονται διευκρινίσεις για την αρμοδιότητα των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων, για τη χορήγηση Επισημείωσης του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης (apostille), (Ν.1497/1984- Α΄ 188) σε έγγραφα που εκδίδουν δημόσιες Υπηρεσίες και
γ) των σχετικών διατάξεων των άρθρων 280 και 186 Ν.3852/2010 (Α’ 87) «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης- πρόγραμμα Καλλικράτης». Συνημμένα: Τα αναφερθέντα στο κείμενο Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ