44 Α' 2014

ΠΡΟΕΔΡΙΚΟ ΔΙΑΤΑΓΜΑ 25/2014

Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων.

Άρθρο 3 - Βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων
25 Φεβρουαρίου 2014

ΕΦΗΜΕΡΙΣ ΤΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ
ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ
ΤΕΥΧΟΣ ΠΡΩΤΟ Αρ. Φύλλου 44
25 Φεβρουαρίου 2014

ΠΡΟΕΔΡΙΚΟ ΔΙΑΤΑΓΜΑ ΥΠ’ ΑΡΙΘΜ. 25
Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων.
Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ

Έχοντας υπόψη:
Τις διατάξεις:
1. των άρθρων 14 παρ. 4 και 15 παρ. 4 και παρ. 5 του Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α΄ 138),
2. του Ν. 2472/1997 «Προστασία του Ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» (Α΄ 50),
3. του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (Α΄ 45),
4. του Ν. 2846/2000 «Αρχεία Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών, και της Γενικής Γραμματείας του Υπουργικού Συμβουλίου» (Α΄ 229),
5. του άρθρου 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του Π.Δ. 63/2005 (Α΄ 98),
6. του Ν. 3448/2006 «Για την περαιτέρω χρήση πληροφοριών του δημόσιου τομέα και τη ρύθμιση θεμάτων αρμοδιότητας Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (Α΄ 57), 7. του Ν. 3861/2010 «Ενίσχυση της Διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο “Πρόγραμμα Διαύγεια” και άλλες διατάξεις» (Α΄ 112), 8. του άρθρου 22, παρ. 3 του Ν. 2362/1995 «ΔΗΜΟΣΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ−ΕΛΕΓΧΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ» (Α΄ 247), 9. του Ν. 3882/2010 «Εθνική Υποδομή Γεωχωρικών Πληροφοριών − Εναρμόνιση με την Οδηγία 2007/2/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 14ης Μαρτίου 2007 και άλλες διατάξεις. Τροποποίηση του ν. 1647/1986 «Οργανισμός Κτηματολογίου και Χαρτογραφήσεων Ελλάδας (ΟΚΧΕ) και άλλες σχετικές διατάξεις» (ΦΕΚ 141/Α΄)» (Α΄ 166), 10. της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301), 11. των άρθρων 3 και 4 της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (Β΄ 1317), 12. της απόφασης 2011/292/ΕΕ της 31 Μαρτίου 2011 σχετικά με τους κανόνες ασφάλειας για τη προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών της ΕΕ, 13. της υπ’ αριθμ. 2303 της 2 Ιουλίου 2013 απόφασης του Πρωθυπουργού και Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμιση και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στην Υφυπουργό Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Παρασκευή Χριστοφιλοπούλου» (Β΄ 1632), 14. το γεγονός ότι από την εφαρμογή του παρόντος Π.Δ. δεν προκαλείται επιπρόσθετη δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού και του προϋπολογισμού των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης, 15. την υπ’ αριθμ. 347/2013 γνωμοδότηση του Ε΄ Τμήματος του Συμβουλίου της Επικρατείας, μετά από πρόταση της Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, αποφασίζουμε:

Άρθρο 3Βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφωνΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 1

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα οργανώνονται και ταξινομούνται σε συναφείς ομάδες από τους φορείς που τα τηρούν με βάση τις λειτουργίες ή τις δραστηριότητες του εκάστοτε φορέα με σκοπό τη βέλτιστη πρόσβαση, ανάκτηση, διαχείριση και τελική διάθεση αυτών, κατά τις ειδικότερες διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 5 του παρόντος. Μια ομάδα ηλεκτρονικών εγγράφων όταν σχετίζεται με την ίδια οργανωτική δομή ή την ίδια λειτουργία ή την ίδια δραστηριότητα, δύναται να ταξινομείται στην ίδια θεματική ενότητα ή φάκελο υπόθεσης με τρόπο που θα διασφαλίζεται η χρονική αλληλουχία και συσχέτιση των εγγράφων, καθώς και η ακεραιότητα του περιεχομένου τους.

ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 2

Κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο που αρχειοθετείται σε ηλεκτρονικό φάκελο αυτόματα αποκτά τις ιδιότητες και χαρακτηριστικά του φακέλου που ανήκει. Εφόσον δεν έχει οριστεί κάτι διαφορετικό από τον αρμόδιο φορέα, οι χρήστες αποκτούν στο ηλεκτρονικό έγγραφο τα ίδια δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών που έχουν για τον ηλεκτρονικό φάκελο. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα εντός του ίδιου φακέλου δύναται να είναι διαβαθμισμένα με διαφορετικό βαθμό ασφάλειας και ως εκ τούτου η πρόσβαση σε αυτά να διέπεται από διαφορετικούς κανόνες.

ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 3

Οι κανόνες διαχείρισης του παρόντος δύναται να εξειδικεύονται από τους φορείς για την κάλυψη ειδικών αναγκών αφού διασφαλιστεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων και πληροφοριακών δεδομένων μεταξύ των φορέων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.

ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 4

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα προκειμένου να έχουν εφαρμογή οι διατάξεις του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999 (Α΄ 45), διακρίνονται σε διοικητικά έγγραφα και ιδιωτικά έγγραφα. Τα διαβαθμισμένα ηλεκτρονικά έγγραφα χαρακτηρίζονται με βάση τη απόφαση 2011/292/ΕΕ, ως άκρως απόρρητα (Top Secret), απόρρητα (Secret), εμπιστευτικά (Confidential) και περιορισμένης χρήσης (Restricted). Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εμπεριέχουν ευαίσθητα δεδομένα με βάση το άρθρο 2 του Ν. 2472/ 1997 ή δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας χαρακτηρίζονται αντίστοιχα.

ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 5

Το περιεχόμενο, η δομή και τα μεταδεδομένα των ηλεκτρονικών εγγράφων από την στιγμή της αρχειοθέτησης τους έως την ολοκλήρωση της διαδικασίας της εκκαθάρισης τους παραμένουν αναλλοίωτα για όλη την περίοδο διατήρησης τους, όπως αυτή καθορίζεται για τα έντυπα έγγραφα.

ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 6

Τα ηλεκτρονικά αρχεία διακρίνονται, ανάλογα με την υπηρεσιακή τους χρήση, σε ενεργά, ημιενεργά, ανενεργά και διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα αναγράφουν το χρόνο διατήρησης που προβλέπει το σχετικό θεσμικό πλαίσιο όπως περιγράφεται στις επιμέρους διατάξεις των φορέων για θέματα εκκαθαρίσεων.

Αθήνα, 19 Φεβρουαρίου 2014
Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ
ΚΑΡΟΛΟΣ ΓΡ. ΠΑΠΟΥΛΙΑΣ
Η ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ
ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΧΡΙΣTOΦΙΛΟΠΟΥΛΟΥ