30 Α' 2011
ΠΡΟΕΔΡΙΚΟ ΔΙΑΤΑΓΜΑ 15/2011
Περί ορισμού του περιεχομένου και του χρόνου έναρξης της εφαρμογής της Διπλογραφικής Λογιστικής Τροποποιημένης Ταμειακής Βάσης.
Άρθρο 1 - Περιεχόμενο της Διπλογραφικής Λογιστικής
ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ - ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΕΝΝΟΙΟΛΟΓΙΚΕΣ ΠΛΑΙΣΙΟ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 - ΣΥΣΤΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ 5.1 Γενικοί κανόνες τήρησης των λογαριασμών 5.1.1 Για την ενημέρωση των λογαριασμών απαιτείται η ύπαρξη παραστατικού, με το οποίο αποδεικνύεται η πραγματοποίηση και ο καταλογισμός κάθε εσόδου, εξόδου, είσπραξης και πληρωμής, ανά περίπτωση, σύμφωνα με τη ΔΛΤΤΒ. Με βάση τα παραστατικά αυτά λογιστικοποιούνται τα έσοδα και τα έξοδα. 5.1.2 Απόκλιση από τη βασική αρχή της παρ. 5.1.1, επιτρέπεται στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην παρ. 5.1.600, περ. 3, του Π.Δ. 1123/1980. 5.1.3 Στους αναλυτικούς λογαριασμούς (τελευταία βαθμίδα) του Σχεδίου Λογαριασμών Γενικής Λογιστικής (ΣΛΓΛ) καταχωρείται τουλάχιστον: (α) ο αύξων αριθμός του παραστατικού, με το οποίο γίνεται η λογιστικοποίηση, (β) η ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού, (γ) το σχετικό ποσό, και (δ) σύντομη αιτιολογία της εγγραφής. 5.1.4 Για τους αναλυτικούς λογαριασμούς (τελευταία βαθμίδα) του ΣΛΓΛ δύναται να τηρούνται αναλυτικά καθολικά. 5.1.5 Στη ΔΛΤΤΒ ως παραστατικά εγγραφών θεωρούνται: (α) τα τακτικά Χρηματικά Εντάλματα, (β) τα Χρηματικά Εντάλματα Προπληρωμής, (γ) τα συμψηφιστικά Χρηματικά Εντάλματα, (δ) οι μισθοδοτικές καταστάσεις, και (ε) οι καταστάσεις δαπανών σταθερού ή περιοδικού χαρακτήρα. Με απόφαση του Υπουργού Οικονομικών μπορεί να ορίζονται και άλλα στοιχεία ως παραστατικά για την πραγματοποίηση των λογιστικών εγγραφών. 5.2 Λογιστικά Βιβλία και χρόνος ενημέρωσής τους 5.2.1 Για την εφαρμογή της ΔΛΤΤΒ, τα λογιστικά βιβλία που τηρούνται είναι: (α) Ημερολόγιο (γενικό ημερολόγιο και αναλυτικά ημερολόγια), (β) Καθολικό (γενικό καθολικό και αναλυτικά καθολικά), (γ) Ισοζύγιο (γενικού καθολικού και αναλυτικών καθολικών), (δ) Βιβλίο Απογραφών και Ισολογισμών, και (ε) Μητρώο παγίων. 5.2.2 Τα λογιστικά βιβλία είναι αθεώρητα και αποθηκεύονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα. Το ισοζύγιο γενικού καθολικού (πρωτοβάθμιων λογαριασμών) εκτυπώνεται σε αθεώρητο έντυπο. 5.2.3 Το Γραφείο Συμψηφισμών του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους μπορεί να διενεργεί τακτοποιητικές λογιστικές εγγραφές για την εμφάνιση εσόδων και εξόδων μέχρι 3 μήνες μετά τη λήξη του οικονομικού έτους με ημερομηνία 31 Δεκεμβρίου για τις εισπράξεις και πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου. 5.2.4 Η καταχώρηση των πράξεων Ισολογισμού (Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης) και του κλεισίματος αυτού πρέπει να ολοκληρώνονται μέσα σε 7 μήνες από τη λήξη της ετήσιας διαχειριστικής χρήσεως που αφορούν. Μέσα στην ίδια προθεσμία πρέπει να ενημερώνεται και το βιβλίο Απογραφών και Ισολογισμών. 5.3 Κανόνες μηχανογραφικής τήρησης των λογιστικών βιβλίων 5.3.1 Τα βιβλία τηρούνται μηχανογραφικά. 5.3.2 Για τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων απαιτείται: (α) αναλυτικό Εγχειρίδιο Οδηγιών Χρήσης του Λογισμικού (ΕΟΧΛ) στην ελληνική γλώσσα, σύμφωνο με τις διατάξεις του πδ 186/1992, το οποίο ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται στο Λογισμικό και στη λειτουργία του. (β) δυνατότητα εκτύπωσης ή εμφάνισης σε οθόνη, σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή, στοιχείων που απαιτούνται για τις ελεγκτικές επαληθεύσεις, των λογιστικών εγγραφών, με δεδομένα που προκύπτουν από την επεξεργασία τους και με τις δυνατότητες του λογισμικού. (γ) φύλαξη ηλεκτρομαγνητικών μέσων αποθήκευσης πληροφοριών μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους. (δ) φύλαξη βιβλίων και παραστατικών, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. 5.3.3 Το λογισμικό που χρησιμοποιείται για τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων, πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του πδ 186/1992 (ΦΕΚ Α΄ 84) και να έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: (α) να είναι προσαρμοσμένο στο παρόν λογιστικό σχέδιο (ΣΛΓΛ) και να παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών, σύμφωνα με τις αρχές που αναπτύσσονται στο ΣΛΓΛ, (β) να παρέχει δυνατότητα προσδιορισμού των μεταβλητών παραμέτρων του, σε περίπτωση διαφοροποίησής τους, χωρίς να απαιτείται η παρέμβαση του προγραμματιστή, (γ) να εξασφαλίζει καταχώρηση ετήσιας προοδευτικής αρίθμησης σε κάθε ημερολογιακή εγγραφή, χωριστά για κάθε ημερολόγιο, με αποκλεισμό δυνατότητας μεταβολής της από το χρήστη. (δ) να εξασφαλίζει υποχρεωτική ενημέρωση των βιβλίων με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά, με αποκλεισμό δυνατότητας του χρήστη για επιλεκτική καταχώρηση του περιεχομένου ορισμένων στοιχείων. (ε) να παρέχει δυνατότητα, κατά την περίοδο κατάρτισης των οικονομικών καταστάσεων, για διαχωρισμό, καταχώρηση και εκτύπωση των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με την καταχώρηση και επεξεργασία οικονομικών και τακτοποιητικών πράξεων της κλειόμενης χρήσης, καθώς και αυτόματης μεταφοράς των οριστικών και εκκαθαρισμένων υπολοίπων των λογαριασμών της κλειόμενης χρήσης σε λογαριασμούς της νέας χρήσης. (στ) να παρέχει δυνατότητα διαχωρισμού των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που κλείνει, από τις τακτοποιητικές πράξεις της ίδιας χρήσης και δυνατότητα χωριστής εκτύπωσής τους. (ζ) να μην επιτρέπει στο χρήστη αναδρομική τροποποίηση ή παρεμβολή οποιασδήποτε εγγραφής, μετά την πάροδο της προθεσμίας ενημέρωσης, όπως αυτή ορίζεται από το νόμο. (η) να παρέχει δυνατότητα, σε περίπτωση τροποποίησης του προγράμματος, για μεταγενέστερη εκτύπωση των εγγραφών που έχουν εισαχθεί στο πρόγραμμα πριν την τροποποίηση. (θ) να αθροίζει αυτόματα, κατά σελίδα, τα ποσά των ημερολογίων, των λογαριασμών, των ισοζυγίων, των καταστάσεων και των στηλών των βιβλίων και να μεταφέρει τα αθροίσματα στην επόμενη σελίδα. 5.3.4 Η μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων πραγματοποιείται σε δύο στάδια: (α) στο στάδιο της ενημέρωσης, όπου εισάγονται τα δεδομένα κάθε οικονομικής πράξης. Η οριστικοποίηση της λογιστικής εγγραφής πραγματοποιείται ταυτόχρονα και αυτόματα με τη δημιουργία της και (β) στο στάδιο της εκτύπωσης, όπου οι λογιστικές εγγραφές και τα δεδομένα που προκύπτουν από την επεξεργασία τους, μεταφέρονται από το ηλεκτρονικό αρχείο και απεικονίζονται σε έντυπη μορφή (εκτύπωση) 5.3.5 Υποχρεωτική εκτύπωση γίνεται μόνο του ισοζυγίου του γενικού καθολικού. Στο ισοζύγιο αυτό αναγράφονται σε ξεχωριστές στήλες τα συνολικά προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών του γενικού καθολικού μέχρι την τελευταία ημέρα του μήνα που αφορά, καθώς και τα υπόλοιπα, χρεωστικά ή πιστωτικά, των λογαριασμών αυτών κατά την ημερομηνία αυτή. 5.3.6 Η εκτύπωση των βιβλίων γίνεται σε ενιαίο μηχανογραφικό χαρτί, με την προϋπόθεση ότι αυτό φέρει ενιαία προοδευτική αρίθμηση των σελίδων του και κατά την εκτύπωση αναγράφεται το είδος του βιβλίου και δίνεται ενιαία εσωτερική αρίθμηση των σελίδων κάθε βιβλίου. 5.3.7 Το ΕΟΧΛ περιγράφει σε πλήρη ανάλυση το λογισμικό (προγράμματα εφαρμογής) και τις δυνατότητές του και παρέχει οδηγίες χρήσης του υπολογιστή, των περιφερειακών μονάδων του και του λογισμικού. Το ΕΟΧΛ αποτελεί βοήθημα για το χρήστη και εργαλείο ελέγχου και επαλήθευσης για την πραγματοποίηση τακτικού και έκτακτου ελέγχου. 5.3.8 Για κάθε μεταβολή σχετική με τη λειτουργία του λογισμικού, ενημερώνεται πρώτα το ΕΟΧΛ και μετά αρχίζει η εφαρμογή του νέου ή τροποποιημένου λογισμικού.
02 Μαρτίου 2011