Για τη δημιουργία και τη διαρκή ανάπτυξη του Σ.Α.Ν., όλα τα δημόσια νοσοκομεία και οι ιδιωτικές κλινικές της χώρας αποστέλλουν στην Ε.Σ.Α.Ν. Α.Ε., σε ηλεκτρονική μορφή, αρχείο με τα στοιχεία των ασθενών και τα ιατρικά και διοικητικά δεδομένα από το φάκελο νοσηλείας τους, όπως δεδομένα εισαγωγής, αιτία εισαγωγής, εξιτήριο και τα γενικά δεδομένα. Τα Αρχεία Νοσηλείας περιέχουν όλα τα αναγκαία στοιχεία ταυτοποίησης, όπως A.M.Κ.Α. και Α.Φ.Μ.. Για την τήρηση του αρχείου αυτού και την επεξεργασία των δεδομένων εφαρμόζονται οι διατάξεις του ν. 2472/1997, όπως ισχύουν. Παρέχεται, επίσης, νόμιμο δικαίωμα πρόσβασης της Ε.Σ.Α.Ν. Α.Ε. στα πληροφοριακά δεδομένα του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων, καθώς και στο πληροφοριακό Σύστημα Συλλογής Δεδομένων ανά ιατρική μονάδα (ESYNET) και στο πρόγραμμα «Xάρτης Yγείας» προς επαλήθευση των ποσοτικών και ποιοτικών δεδομένων κοστολόγησης, ανά περιστατικό ασθενούς, που αποστέλλονται. Με απόφαση του Υπουργού Υγείας εξειδικεύονται τα επιμέρους στοιχεία που δικαιούται να λαμβάνει από τους ως άνω φορείς η Ε.Σ.Α.Ν. Α.Ε., ο τρόπος κωδικοποίησης και διασφάλισης της μυστικότητάς τους, ο τρόπος επεξεργασίας, ο χρόνος διατήρησης και οι υπεύθυνοι επεξεργασίας. Με απόφαση του Υπουργού Υγείας, μετά από γνώμη του Εποπτικού Συμβουλίου της Ε.Σ.Α.Ν. Α.Ε., που εκδίδεται το αργότερο μέχρι την 1η Νοεμβρίου 2014, εξειδικεύονται οι υποχρεώσεις των νοσοκομείων, αναφορικά με την αποστολή των ιατρικών στοιχείων, καθώς και στοιχείων από το διοικητικό και τον ιατρικό φάκελο του ασθενούς, το περιεχόμενο των αρχείων ανά ασθενή που αποστέλλονται υποχρεωτικά, την ηλεκτρονική φόρμα καταγραφής των δεδομένων από τα νοσοκομεία, τη χρονική συχνότητα αποστολής των δεδομένων, το χρόνο διατήρησης, τα αναγκαία στοιχεία ταυτοποίησης ασθενών και τη μεθοδολογία διαφύλαξης της μυστικότητας, τη διαβάθμιση και την ασφαλή ηλεκτρονική μετάδοση των αρχείων, καθώς και κάθε άλλο σχετικό τεχνικό και πληροφοριακό θέμα για την υλοποίηση του παρόντος. Με την ίδια ως άνω απόφαση του Υπουργού Υγείας καθορίζονται: το είδος, το εύρος, η κλιμάκωση των κυρώσεων, που θα επιβάλλονται σε βάρος των διοικητών των νοσοκομείων για κάθε παράβαση των υποχρεώσεων που ορίζονται στο παρόν άρθρο, καθώς και η διαδικασία επιβολής των κυρώσεων. Το ύψος της χρηματικής ποινής δεν μπορεί να ξεπερνά τις μηνιαίες αποδοχές των διοικητών των νοσοκομείων και σε περίπτωση υπότροπης άρνησής τους προς συμμόρφωση, μπορεί να οριστεί ως πειθαρχική ποινή η προσωρινή ή οριστική παύση από τα καθήκοντά τους.